Hoe werkt een vragende cultuur?

Er wordt veel geklaagd in de organisatie. Wanneer de medewerkers ergens tegenaan lopen starten ze met te klagen over wat er allemaal fout loopt, dan zoeken ze andere klagers, vervolgens …
Vroeger zou ik met zo’n verhaal dit bericht hebben ingeleid. Nu start ik met het einde. Dit gebeurt er een jaar later. 


Het managementteam komt op vrijdag samen in de blauwe zaal. Ze hebben enkele maanden geleden de grote tafel uit de vergaderzaal gehaald. Daardoor kunnen ze kiezen of ze überhaupt gaan zitten en waar. Oh ja, ze ‘vergaderen’ ook niet meer. Het is geen kwestie van zomaar een ander woord gebruiken, het is hun ernst, ze komen nu bijeen om te ‘verzinnen’ en te ‘luisteren’. Het eerste uur gaan ze ‘verzinnen’, het volgende half uur is voorbehouden aan ‘luisteren’. Vandaag verzinnen ze vragen. Ze zijn overeengekomen dat ze enkel nog een antwoord zullen zoeken op die vragen die er écht toe doen en die recht naar de kern van de zaak gaan.
In déze verzin-tijd delen ze dus vragen. Ze hebben daar verschillende technieken voor geleerd. Vandaag doen ze dat met de methode ‘bos en bomen zien’: iedere vraag die er in je opkomt schrijf je op een blad papier en dat hang je ergens op in de ruimte, in dit geval op één van de vier muren of op de grond. Er wordt niet gesproken, enkel gelezen wat de anderen hebben geschreven. Er worden geen vragen beantwoord. Alles verloopt in stilte. Je luistert naar jezelf en je hebt aandacht voor de nieuwe vragen die er in je opkomen. Die hang je weer ergens op, misschien bij de vraag die je hebt gelezen en die aanleiding is geweest, misschien op een lege plek. Na een half uur hangen de muren vol en is iemand gestart met het groeperen van vragen. Er ontstaat een web. Sommige vragen worden onderlijnd of omcirkeld of er wordt een extra kleur aan gegeven. Zo worden accenten gelegd. Na tien minuten is het voor iedereen duidelijk welke vragen komen bovendrijven. Die nemen ze van de muur en leggen ze op de grond in het midden. Alles verloopt organisch, zonder dat iemand de formele leiding moet nemen.

Voor hun volgende stap blijven ze rechtstaan: iemand neemt een vraag op en geeft daarmee aan verantwoordelijk te zullen zijn voor het vinden van het beste antwoord op die vraag tijdens de week die komt. Ze schrijft de werkvraag op de flip-over. Terwijl ze schrijft maakt ze de vraag nog concreter en bondiger. Iedereen waardeert deze stap. Daarop ontvangt zij van haar collega’s een reeks belevings-, onderzoeks- en reflectievragen. Ze gebruiken daar het Vragenkompas voor. De verantwoordelijke manager noteert de verschillende vragen op haar werkblad en geeft aan wanneer het voor haar voldoende is. Goed zo, zij kan volgende week gericht aan de slag.

Tijdens het tweede deel van hun ontmoeting, tijdens de luister-tijd, is alle aandacht gericht op de antwoorden die de collega deze week heeft gevonden op de werkvraag die hij vorige vrijdag heeft meegenomen . 
Het team sluit af met het formuleren van besluiten én het nemen van een beslissing!

Hoe is het managementteam tot deze werkwijze gekomen?
Verschillende gebeurtenissen, gedachten en waarnemingen hebben hen vorig jaar met een klap verplicht halt te houden. Ze stelden vast dat er in de organisatie heel veel tijd wordt geïnvesteerd in het klagen over wat er allemaal fout loopt, in het discussiëren over verklaringen, in het blussen van brandjes, in het genereren van ideeën die achteraf niet werden uitgewerkt, in het besluiten zonder te beslissen, in het opvangen van medewerkers met een burn-out, in het vechten met vakbonden, in het oeverloos vergaderen, in het beantwoorden van steeds dezelfde vragen, in het oplossen van steeds weerkerende problemen (ook al waren die anders verpakt), in het geven van instructies voor zaken die de medewerkers zelf kunnen oplossen indien die even nadenken, …

Ze hadden honderd vragen en ze waren ‘het’ moe. De vraag waar ze uiteindelijk bij stilstonden: Hoe creëren we samen een constructief initiatief-nemende cultuur binnen onze organisatie?
Vandaag beleven ze de kracht die het stellen van de juiste vragen genereert en de resultaten die dat oplevert. Hoe de ‘juiste’ vragen vinden hebben ze verheven tot een kunst. Het zijn vraag-kunstenaars geworden.